Tugas dan Tanggung Jawab Admin Purchasing

Purchasing adalah divisi di perusahaan yang memiliki tugas melakukan pembelian barang dan jasa. Bagian purchasing yang bertanggung jawab melakukan pengadaan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. 

Baca Juga: Tugas HRD Perusahaan

Ada beberapa staff di divisi purchasing, salah satunya adalah admin purchasing. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab admin purchasing:

Bertugas Dalam Pembelian Barang 

Admin purchasing bertugas melakukan pembelian barang sesuai dengan daftar yang sudah disusun oleh bagian procurement. Dalm pembelian barang ini harus sesuai dengan budget yang sudah ditentukan. 

Begitu juga dengan jumlah dan kualitas barang yang dibeli. Admin purchasing bertugas memastikan semua sesuai daftar yang telah dibuat.

Memantau dan Memastikan Barang Datang Sesuai Jadwal

Setelah barang yang dibutuhkan dipesan, admin purchasing bertanggung jawab dalam memantau proses pengiriman barang. Dalam hal ini, admin purchasing harus teliti untuk memastikan barang yang dipesan sesuai secara kualitas ataupun kuantitas sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Admin purchasing juga bertugas memastikan bahwa barang yang dipesan datang dan diterima perusahaan sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.

Melakukan Pengecekan Secara Detail

Saat penerimaan barang, admin purchasing bertugas melakukan pengecekan kualitas dan kondisi barang. Sekali lagi, tugas ini membutuhkan ketelitian dan kecermatan. 

Jika ada barang yang mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan pesanan, admin purchasing bertanggung jawab untuk menyelesaikan permasalahan pengembalian atau penggantian barang.

Mengurus Masalah Pembayaran Barang

Jika semua pembelian yang dilakukan tanpa kendala, maka tugas admin purchasing selanjutnya adalah mengurus penyelesaian pembayaran pada vendor dan supplier. Dalam hal ini admin akunting perlu bekerja sama dengan bagian keuangan.

Melakukan Dokumentasi dan Laporan Pembelian

Admin purchasing juga betanggung jawab melakukan dokumentasi dari semua purchase order, work order, faktur ataupun invoice yang berhubungan dengan pembelian yang telah dilakukan. Dan selanjutnya menyusun laporan terkait semua pembelian yang dilakukan.

Penutup

Tugas dan tanggung jawab admin purchasing membutuhkan ketelitian, ketegasan dan pertimbangan yang matang. Semua karakter itu sangat penting dimiliki staff purchasing untuk menghindari kesalahan pembelian barang untuk perusahaan.