Sekretaris mempunyai peran dan tanggung jawab penting di organisasi maupun perusahaan. Seorang sekretaris memegang tugas administrasi. Selain itu ada beberapa tugas dan tanggung jawab executive secretary hotel yang harus diketahui sebelum melamar loker.
Baca Juga: Tugas dan Tanggung Jawab Executive Chef
Definisi umum dari sekretaris, terutama executive secretary hotel adalah merujuk pada pekerjaan di kantor. Biasanya sekretaris akan bekerja dibelakang meja komputer dan melakukan beberapa tugas dengan komputer. Umumnya juga seorang sekretaris sebagian besarnya adalah wanita.
Seorang sekretaris bekerja secara penuh tanggung jawab kepada perusahaan yang dijadikan tempatnya mencari nafkah. Berikut beberapa tugas seorang sekretaris terutama executive secretary hotel yang bisa Anda pahami, sebelum berniat mendaftar menjadi seorang sekretaris:
Tanggung jawab dari seorang sekretaris yang utama adalah pada bagian administrasi pada sebuah perusahaan. Seorang sekretaris akan mencatat bagian penting dari administrasi yang efektif. Mulai dari surat yang masuk, pendataan pengunjung, daftar tamu dan lain-lain.
Selain itu, ada juga tanggung jawab dari seorang sekretaris untuk menegakkan persyaratan hukum dari dokumen yang menyangkut keuangan, company low, charity low dan lain sebagainya jika dokumen tersebut relevan.
Seorang sekretaris terutama executive secretary hotel akan melakukan, membuat serta mengatur janji atau pertemuan mendatang yang akan diadakan secara efektif dan juga terorganisir dengan baik.
Acara yang disusun dengan baik akan terlaksana sesuai dengan fungsinya. Berbeda dengan acara dadakan yang dilakukan secara tiba-tiba, akan membuat seorang kepala perusahaan kehilangan kesempatan mendapatkan proyek besar.
Selain mengatur, membuat jadwal konferensi dan beberapa pertemuan, tugas lainnya dari seorang sekretaris adalah mendistribusikan catatan penting hasil rapat. Selain itu sekretaris juga akan mengetik atau menulis serta membuat laporan dari hasil meeting atau rapat penting lainnya.
Ada juga tugas seorang sekretaris pada bagian administrasi untuk menyalurkan dana rekening kas, serta mencatat pengeluaran dan pemasukan uang yang sedang terjadi di suatu perusahaan.
Selain pada bagian administrasi dan komunikasi, tugas seorang sekretaris lainnya adalah mengulas pekerjaan staff lainnya untuk memastikan kebijakan format dari sebuah perusahaan yang sudah ditetapkan sudah terlaksana atau belum.
Beberapa tugas dan tanggung jawab executive secretary hotel diatas adalah sebagian kecilnya saja. Masih ada beberapa tugas yang ditanggung seorang sekretaris sehingga membutuhkan kemampuan dan keterampilan khusus.