Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis

Pekerjaan resepsionis biasanya berkaitan dengan bagian depan sebuah kantor atau hotel. Pekerjaan resepsionis kelihatannya sangat simpel, tetapi pada dasarnya pekerjaan ini memiliki nilai penting bagi perusahaan dan terutama yang bergerak di bidang hospitality.

Baca Juga: Tugas Staff Accounting di Perusahaan

Bagaimana resepsionis menjalankan tugasnya akan menjadi citra perusahaan atau hotel. Berikut uraian tentang tugas dan tanggung jawab resepsionis.

Menyambut dan Melayani Tamu

Resepsionis yang berada di bagian paling depan yang nantinya akan ditemui pertama kali oleh tamu yang mengunjungi kantor atau hotel. Di sini resepsionis dituntut untuk bersikap ramah dan profesional. 

Resepsionis perusahaan yang profesional diharuskan memberi sapaan yang sopan dan menanyakan kepentingan tamu. Memberi informasi yang dibutuhkan dan mengarahkan tamu pada kepentingan kedatangannya.

Menjawab Panggilan Telepon

Menjawab panggilan telepon dari luar  tugas lain dari seorang resepsionis hotel/kantor. Bukan hanya panggilan telepon dari luar, tetapi juga menyambungkan telepon antar divisi atau dari kamar tamu hotel. 

Seorang resepsionis diharuskan bersikap sopan dan ramah saat menjawab telepon. Selain juga harus mengetahui berbagai informasi terkait perusahaan/hotel/ restoran atau tempat dia bekerja, sehingga bisa memberikan informasi yang dibutuhkan dengan akurat.

Membuat Laporan Administrasi Sederhana

Setiap pekerjaan tentunya membutuhkan laporan tidak terkecuali dengan resepsionis. Tugas lain yang harus dilakukan adalah membuat laporan administrasi sederhana berupa penerimaan tamu, telepon masuk/keluar, penerimaan paket ataupun surat.

Semua kegiatan terkait aktivitas ini harus dicatat dan dibuat dalam laporan harian. Laporan semacam ini sewaktu-waktu akan dibutuhkan, seperti misalnya tentang penerimaan surat dan dokumen.

Menerima dan Meneruskan Paket/Dokumen

Sebagai karyawan di bagian depan, resepsionis yang pertama kali akan ditemui saat ada paket, surat/dokumen atau kiriman apapun yang ditujukan pada karyawan kantor atau tamu hotel. 

Tugas resepsionis di sini adalah menerima barang tersebut dan menyampaikannya pada yang dituju. Biasanya akan dibutuhkan tanda terima yang ditandatangani penerima paket sebagai bagian dari tugas administrasi.

Penutup

Menilik deskripsi di atas tugas dan tanggung jawab resepsionis bukanlah perkara sepele. Pada intinya, pekerjaan apapun memiliki kontribusi dan nilai penting dalam membantu kelancaran operasional sebuah tempat kerja.